Communicatieondersteuning voor KpVV
De vraag
Het kenniscentrum KpVV ondersteunt gemeenten, provincies bestuurlijke samenwerkingsverbanden bij het ontwikkelen van verkeers- en vervoersbeleid. De 15 adviseurs van KpVV houden zich bezig met een breed scala aan verkeers- en vervoersthema’s. KpVV werkt vanuit de overtuiging dat de bestaande kennis beter kan worden benut. Dat vereist meer contact en afstemming met gebruikers van die kennis (beleidsambtenaren, managers en bestuurders die lokaal en regionaal verkeers- en vervoerbeleid maken en realiseren). Hierdoor wordt interactie steeds meer doel in plaats van middel. KpVV vroeg de maatschap om gedurende drie jaar de communicatiefunctie in te vullen en het ‘interactieve vermogen’ van het kenniscentrum te versterken.
De rol van de maatschap
Van 2007 tot 2010 gaf de maatschap invulling aan de communicatiefunctie van KpVV. Zowel op corporate niveau (in opdracht van de directeur) als rond de projecten (in opdracht van de adviseurs). De overall opgave was om het ‘interactieve vermogen’ van KpVV te versterken. Tevens stuurden we met de communicatie-inzet op het realiseren van impact in de fysieke omgeving & inspiratie. KpVV heeft op advies van de maatschap haar communicatie-koers verlegd: van een meer ‘traditionele voorlichtingsrol ‘ (publicaties, informatiebijeenkomsten) naar een meer interactieve benadering. In plaats van zenden is het accent verschoven naar uitwisseling. De aangepaste koers heeft op corporate niveau geleid tot aanscherping van het profiel van KpVV (restyling huisstijl, aanscherping formats corporate uitingen als digitale nieuwsbrief en publicaties), werken vanuit samenhang en verbindende thema’s, focus op etalageprojecten en nieuwe communicatieactiviteiten. Zo zijn de kennismiddagen Trefpunt gestart: professionals uit de regio ontmoeten hun collega’s door ervaringen uit te wisselen op basis van de inhoud. In plaats van te zenden, ‘ontvangt’ KpVV op deze middagen ook veel. Ze luistert naar de klant en onderzoekt de behoeften en vraagstukken. De maatschap dacht mee in de voorbereiding van kennismiddagen t.a.v. inhoudelijke invulling, het programma, werven deelnemers en locatie. UPDATE is het nieuwe (relatie)blad, gericht op bestuurders en hoger management, waarin KpVV meer en meer haar visie op belangrijke verkeer- en vervoersthema’s laat horen.
De wisselwerking tussen communicatie en de inhoudelijke adviseurs is de laatste twee jaar ook belangrijker geworden. In een vroeg stadium denkt de communicatieadviseur mee over de communicatieve insteek en uitwerking van een project. Voorbeelden van recente projecten waaraan de maatschap werkte:
- mobiliteitsmanagement en introductie SUMO (communicatieaanpak, kernboodschappen, opzet bijeenkomst)
- duurzame mobiliteit (communicatiestrategie, bijeenkomsten, ontwikkeling visie, opzet webcast)
- mobiliteitsscan (communicatiestrategie, ambities en kernboodschappen bepalen)
- toolbox verkeerseducatie/ educatieve meetlat (bijeenkomst met stakeholders, vervolgaanpak)
- Kenniscentrum Parkeren (communicatieaanpak, persbenadering, introductiemailing)
- Toolbox beter bestek OV (advies opzet digitale versie toolbox)
Eén van de partners/senior adviseurs van de maatschap begeleidde het KpVV-team tijdens verschillende (op de interne organisatie gerichte) teamsessies en bij ontwikkeling van de jaarplannen. Ook was de maatschap medeverantwoordelijk voor de KpVV- monitor (tevredenheidsonderzoek onder stakeholders) en deden we (kleinschalig) kwalitatief onderzoek naar de wensen van de verschillende stakeholders.