Wanneer olie vrijkomt bij een aanvaring op zee, richt Rijkswaterstaat zich erop om zoveel mogelijk olie op te ruimen voordat dit het unieke en kwetsbare Waddengebied bereikt. Het succes hiervan is sterk afhankelijk van een optimale samenwerking met een groot aantal betrokken organisaties en vrijwilligers, die uiteenlopende visies hebben over natuurbescherming. Dus: des te belangrijker om de samenwerking in de praktijk te oefenen!
Samenwerken moet je doen
Iedereen communiceert en niet iedereen denkt hetzelfde over samenwerken en beschermen. De eerste communicatie uitdaging voor ons was dan ook: hoe zorgen we ervoor dat we allemaal met één boodschap over de oefening naar buiten gaan? Door in ieder geval niet alleen te zeggen dat je samenwerkt, maar het ook echt te doen. Vanaf het begin hebben we contact gezocht met de communicatieprofessionals van de verschillende organisaties. Samen hebben we een zogenaamde message house gemaakt. Dat zorgde ervoor dat iedereen zich mede verantwoordelijk voelde voor de communicatiestrategie.
Basis voor elk gesprek
Het message house was vervolgens leidraad voor alle communicatie: de mediatraining, de persberichten, de storyline voor de pers, de website, de visuals, de animatie en de trainingsvideo. Ook kreeg iedereen een actieve rol. Interviews voor radio of tv werden nooit alleen door Rijkswaterstaat gegeven, maar altijd met een andere betrokken organisatie zodat er ook een gezamenlijk beeld ontstond van oefening.
Free publicity met mooie verhalen
We hebben vol ingezet op free publicity. Dit begon drie weken voor de oefening met een perslobby. Tijdens de oefening waren er boten voor de pers, konden ze mee met de helikopter en organiseerden we interviews. Op een speciale webpagina voor de pers was beeldmateriaal, een storyline en videomateriaal beschikbaar. Iedere avond schreven we een wrap-up. Tijdens de oefening gingen een social reporter en persfotograaf mee voor foto’s en video’s voor het liveblog, de social kanalen van Rijkswaterstaat en de pers.
Bekroonde resultaten
Met onze PR-aanpak is landelijk en regionaal maximale exposure gecreëerd waarbij in bijna alle berichtgeving onze kernboodschap over samenwerking en bescherming van de Waddenzee terugkwam. Tijdens de driedaagse oefening gingen 33 journalisten en cameramensen van 24 verschillende media mee op de persboot of in de helikopter. Iedere oefendag waren er live interviews op de radio en verschenen online vele posts, artikelen, liveblogs en filmpjes. De oefening was onder andere te zien bij het Jeugdjournaal en Hart van Nederland. Online is een PR-waarde van 235.000 euro gegenereerd en is 5 miljoen keer een bericht over de oefening bekeken. Voor de communicatiestrategie en PR-aanpak rondom de Olie Alert Waddenzee ontvingen we samen met onze partners Leene Communicatie en VormVijf de prestigieuze Sabre Award.
